Rekrytointirekisterin tietosuojaseloste

EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste

Nuorisotutkimusseura käsittelee hallinnoimiaan henkilötietoja vastuullisesti ja henkilöiden yksityisyyttä kunnioittaen. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä lakeja, viranomaisten ohjeistuksia sekä hyvää hallintotapaa.

Laatimispäivä 13.5.2020. Päivitetty 22.10.2020.

Rekisterinpitäjä

Nuorisotutkimusseura ry.
Asemapäällikönkatu 1
00520 Helsinki
puh. 044 416 5314
Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Sarianne Karikko (Nuorisotutkimusseura ry:n tietosuojavaltuutettu)
Asemapäällikönkatu 1
00520 Helsinki
puh. 044 416 5313
Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

Rekisterin nimi

Nuorisotutkimusseura ry:n rekrytointirekisteri. Rekisteri sisältää hakemuksia työsuhteisiin ja luottamustoimielimiin.

Nuorisotutkimusseura ry:n eri rekistereillä on käytössään omat tietosuojaselosteet. Nuorisotutkimusseura ry. ylläpitää listausta kaikista tietosuojaselosteistaan lain edellyttämällä tavalla rekisterinpitäjän selosteessa käsittelytoimista.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu hakijan Nuorisotutkimusseura ry:lle antamaan suostumukseen käsitellä henkilötietoja luottamustoimen tai työsuhteen rekrytointiprosessin toteuttamiseksi. Henkilötietoja käsitellään hakemusten vastaanottamiseksi ja käsittelemiseksi, hakijoiden arvioimiseksi ja valitsemiseksi sekä rekrytointiprosessiin liittyvien tarpeiden täyttämiseksi.

Rekisterin tietosisältö ja henkilöryhmät

Nuorisotutkimusseura ry. käsittelee hakijoiden eli rekisteröityjen henkilö- ja yhteystietoja sekä muita tietoja, jotka ovat tarpeen työnhakijan soveltuvuuden arvioimiseksi haettuun tehtävään. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, peruskoulutus ja suoritetut tutkinnot, tiedot henkilön tutkimustoiminnasta ja julkaisuista, erityisosaaminen, kielitaito, tiedot nykyisestä ja aiemmista työ- ja luottamustehtävistä (työnantaja/organisaatio, tehtävänimike ja tehtäväkuvaus), tiedot suosittelijoista sekä muut hakijan Nuorisotutkimusseuralle luovuttamat tiedot.

Tietojen säilyttäminen

Nuorisotutkimusseura ry. käsittelee hakijan henkilötietoja rekrytointiprosessin edellyttämän ajan. Rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin on tarpeen Nuorisotutkimusseura ry:n oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi ja mahdollisiin vaatimuksiin vastaamiseksi, kuitenkin enintään kuusi kuukautta rekrytointipäätöksen tekemisestä.

Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja voidaan säilyttää myös suostumuksen antamisen yhteydessä ilmoitetun ajan, esimerkiksi tulevia rekrytointiprosesseja varten.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään hakemuksen ja haastattelujen kautta. Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja voidaan kerätä myös muista lähteistä, kuten mahdollisen soveltuvuusarvioinnin toteuttavalta palveluntarjoajalta. Henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn ilmoittamilta suosittelijoilta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteritietoihin on pääsy ainoastaan rekrytointiprosessiin Nuorisotutkimusseura ry:ssä osallistuvilla henkilöillä.

Rekisterinpitäjä ei luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistolla.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterinsuojauksen periaatteet

a) manuaalinen aineisto

Mahdollista manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa lukitussa kaapistossa. Ainoastaan kuhunkin rekrytointiprosessiin osallistuvilla, erikseen nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä manuaalisen aineiston tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

b) sähköinen aineisto

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet ja tunnistautumisen. Ainoastaan kuhunkin rekrytointiprosessiin osallistuvilla, erikseen nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä sähköisen aineiston tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus tietojen tarkistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat jäsenrekisteritiedot sekä saada niistä itselleen pyydettäessä kopiot. Tarkistuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itsestään rekisteriin merkittyjen tietojen korjaamista. Mikäli tiedoissa on virheitä, tulee korjaamispyyntö tehdä kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Pyyntö tietojen poistamiseen tulee tehdä kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

On huomattava, että vaatimus tietojen poistamiseen saattaa johtaa siihen, ettei hakijaa voida ottaa huomioon rekrytointiprosessissa.

Oikeus saada tieto henkilötietojen käsittelijöistä

Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot kutakin rekryrointiprosessia hoitamaan nimetyistä henkilötietojen käsittelijöistä.

Oikeus valituksen tekemiseen valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.